Outlook Taken

Gebruik van taken

Eén van de meest vergeten onderdelen uit Outlook zijn de taken. Taken zijn niet meer dan activiteiten die moeten worden uitgevoerd. Vooral wanneer projectmatig wordt gewerkt, geeft deze werkwijze een compleet beeld van de taken en de statussen. Ook voor dit gedeelte geldt dat er velden kunnen worden toegevoegd.

Mogelijkheden van Taken van Outlook zijn:

• Maken van een eigen todo lijst
• Doorsturen van taken aan andere personen
• Vastleggen van terugkerende taken

Toevoegen van taken

1. Open >> Outlook (indien nodig)
2. Kies voor >> taken
   
   
   

3. De takenlijst verschijnt op het scherm. Hoe het scherm eruit ziet is afhankelijk van de gekozen weergave.
4. Kies in het menu voor Bestand >> Nieuw >> Taak (of kies voor CTRL+N)
   
   

5. Op het scherm verschijnt een >> nieuwe taak
   
   
   
   
6. Klik op >> Opslaan en sluiten

Velden van taken

Onderwerp

In het onderwerp wordt een korte omschrijving van de taak ingevuld. Zorg dat deze niet te lang is, want dat geeft problemen in de opmaak van lijsten.

Einddatum

Dit veld is niet verplicht, maar wel handig om in te vullen. Wanneer een einddatum staat ingevuld, wordt deze gebruikt in de overzichten van taken in Outlook. Op die manier toont outlook de vervallen taken en maakt deze rood.

Begindatum

Is geen verplicht veld. Dit veld wordt meestal gebruikt om de volgorde van de taken te bepalen. Door de taken in het overzicht te sorteren, is direct te zien met welke taak moet worden gestart.

Herinnering

Wanneer een vinkje in dit veld wordt gezet, zal door Outlook een melding worden gegeven, wanneer de taak te laat is.

Tip
Zet hier alleen een vinkje als de taak echt af moet zijn. Wanneer alle taken worden voorzien van een vinkje vliegen de herinneringen u om de oren en is het nut van een herinnering weg.

Toewijzen van taken

Wanneer een taak is aangemaakt en moet worden uitgevoerd door iemand anders wordt de taak toegewezen aan een andere persoon.

1. Kies voor >> Taak toewijzen
2. Een scherm verschijnt waarin de taak wordt doorgestuurd
3. Door op >> Aan te klikken, verschijnt het Outlook adresboek en wordt de persoon gekozen aan wie de taak moet worden toegewezen. In dit veld kan ook direct een e-mailadres worden ingetoetst.
   
   
   
   
4. Vul de ontbrekende gegevens in en klik op >> verzenden
   
   
   

Terugkerende taken

Wanneer taken met een bepaalde regelmaat terugkeren, hoeft niet elke keer een taak te worden aangemaakt. In zo’n geval wordt gebruik gemaakt van de functie >> terugkeerpatroon van taak.