Dagelijks worden per mail Excel bestanden of Word documenten (zoals offertes) verzonden. Het gevaar van het verzenden van bijvoorbeeld Excel bestanden is dat teveel informatie wordt verzonden. Het zou bijvoorbeeld vervelend zijn als een calculatie voor een offerte met de berekening wordt aangeleverd aan uw mogelijke klant.
Door uw Microsoft Office bestanden als PDF te verzenden, bent u er zeker van dat de ontvanger de bestanden ontvangt in de gewenste lay-out en dat de ontvanger niet (per ongeluk) gegevens wijzigt.
Vanaf versie 2007 heeft Office een standaard optie om documenten te verzenden als PDF.
Werkinstructie
Open een >> Microsoft Office bestand
Klik op de >> Office Knop
Kies voor >> Verzenden
Kies voor >> Als PDF-bijlage bij een e-mailbericht verzenden
Het kan voorkomen dat Windows een melding geeft over een blokkering. In dat geval kunt u kiezen voor blokkering opheffen
Het bestand wordt als PDF in een e-mail gezet
Voeg de gegevens van de geadresseerde toe aan de mail
Voeg de inhoud van de mail toe
Sluit af met uw e-mailhandtekening. Het nadeel van deze manier van verzenden van e-mail is dat Outlook niet standaard een handtekening onder het bericht zet. Deze is in te voegen door te kiezen voor >> Invoegen >> Handtekening
