Wanneer u met meerdere adresboeken werkt in Microsoft Outlook stel dan in welk adresboek standaard verschijnt bij het aanmaken van een nieuwe mail. Dit voorkomt een extra handeling en dat scheelt tijd. Verschillende adresboeken worden gebruikt om actieve relaties en minder (niet) actieve relaties te onderscheiden. Lees er meer over in deze praktische tip van Easy Template.
Figuur: meerdere adresboeken om contactpersonen te bewaren
Werkinstructie instellen adresboek Outlook
Outlook werkt standaard met één map voor contactpersonen en deze heet ook >> Contactpersonen. Dit is de map die standaard wordt gesynchroniseerd met andere systemen. Hiervan is de mobiele telefoon het beste voorbeeld.
TIP
Wanneer al uw contacten in één map staan opgeslagen, wordt het wel een hele grote bak met informatie. Maak daarom andere mappen aan, bijvoorbeeld relaties, en plaats daar alle oude of minder actuele contacten in. Zo blijft uw adresboek (en telefoon) voorzien van de belangrijkste nummers, maar raakt u geen informatie kwijt.
Wanneer met meerdere adresboeken wordt gewerkt of uw bedrijf heeft een server dan is de vraag welk adresboek Outlook gebruikt bij een nieuw e-mailbericht. Stel zelf uw primaire adresboek in en bespaar tijd.
Open >> Microsoft Outlook
Kies in de menubalk voor >> Extra >> Adresboek
De adresboeken van Outlook worden geopend
Kies in de menubalk voor >> Extra >> Opties
Er verschijnt een scherm >> Adressering
Klik op het keuzemenu bij >> De volgende adreslijst eerst weergeven
Selecteer het gewenste adresboek
LET OP: de andere adresboeken zijn nog steeds te benaderen. Er wordt met deze handeling dus geen functionaliteit uitgeschakeld
Het resultaat: bij een nieuwe mail wordt bij het klikken op de knop >> Aan het zojuist ingestelde adresboek getoond
