Outlook: digitaal visitekaartje

Dagelijks worden visitekaartjes uitgewisseld. Om te voorkomen dat iedereen afzonderlijk van elkaar de contactgegevens handmatig in Outlook zet, worden naast de fysieke kaartjes ook digitale kaartjes uitgewisseld. Hoe u zelf een digitaal visitekaartje maakt en verstuurt, staat in deze Outlook tip van Easy Template.

Een goede indruk bij uw (nieuwe) klanten

Door van uw eigen gegevens een contactpersoon aan te maken, kunnen deze gegevens worden verzonden naar uw nieuwe relatie. Deze relatie hoeft dan de gegevens alleen maar te openen en op te slaan in zijn/haar adresboek. Dit bespaart een hoop tijd en geeft bovendien een professioneel gevoel bij wellicht uw toekomstige klant. Maar ook in een privé situatie krijgt u positieve reacties.

Werkinstructie Microsoft® Outlook

De uit te voeren handelingen bestaan uit 3 stappen:

• Aanmaken eigen contactpersoon
• Verzenden van gegevens
• Ontvangen van gegevens

Aanmaken eigen contactpersoon

Maak in het adresboek een contactpersoon aan met uw eigen gegevens, zoals deze doorgestuurd mogen worden. Wanneer u niet wilt dat bijvoorbeeld het mobiele nummer standaard wordt meegezonden, moet dat niet worden ingevuld. Sla dit visitekaartje op in een aparte map onder de contactpersonen, bijvoorbeeld de map >> Digitale visitekaartjes

• TIP 1: In deze map kunnen natuurlijk meer visitekaartjes worden opgenomen.
• TIP 2: zorg in ieder geval dat uw website wordt vastgelegd, dan kunnen uw klanten direct naar de website.

Verzenden van gegevens

1. selecteer uw contactpersoongegevens in het adresboek.
2. open de contactpersoon gegevens
3. kies op het lint >> Contactpersoon op >> Verzenden
   
   
   
   
4. een keuzemenu opent
5. kies voor >> Verzenden als visitekaartje
   
   
   
   
6. Outlook maakt een nieuw bericht aan met als bijlage het visitekaartje
   
   
   
   
7. Selecteer geadresseerde. Klik op “aan” en selecteer de contactpersoon aan wie de informatie moet worden verzonden. Of type het e-mail adres handmatig in.

Ontvangen van gegevens

Uiteraard worden op bovenstaande manier ook gegevens ontvangen van andere personen. Het opnemen van deze gegevens is vrij eenvoudig.

Wanneer een e-mail bericht wordt ontvangen met adresgegevens zal dit worden getoond in Outlook als een gewoon bericht met een bijlage. Voor dit bericht geldt dus hetzelfde als voor andere berichten met een bijlage. Open deze alleen wanneer de contactpersoon bekend is en als de bijlage bekend is.

1. Open het e-mail bericht
2. Open de bijlage. Afhankelijk van de instellingen staat deze in het bericht of is als een bijlage toegevoegd aan het bericht
   
   
   
   
3. De contactpersoon wordt geopend
4. Sla de contactpersoon op door te kiezen voor >> opslaan en sluiten

• Digitaal visitekaartje in Outlook 2003
• WordLook: direct brieven maken aan contactpersonen Outlook