Vraag
Kan het totaaloverzicht automatisch worden bijgewerkt met gegevens van de ziekteverzuimkaarten van de werknemers?
Antwoord
Ja, dat is mogelijk. Excel heeft een mogelijkheid om bestanden te koppelen met andere bestanden. Om deze handeling uit te voeren is wel enige kennis van Excel noodzakelijk. Mocht deze beschrijving niet voldoende zijn, dan is het verstandig iemand in uw omgeving te raadplegen die meer kennis van Excel heeft. Easy Template kan helaas geen ondersteuning geven over inhoudelijke functionaliteit van Standaard Microsoft Excel.
Wanneer voor elke werknemer een eigen verzuimkaart is aangemaakt, kan een totaaloverzicht worden opgesteld. Dit totaaloverzicht kan op 2 manieren worden gevuld:
Handmatig
Automatisch
Handmatig
Het totaaloverzicht wordt voorzien van net zoveel regels als er werknemers zijn. Vervolgens neemt u de getallen van de afzonderlijke verzuimkaarten over in het totaaloverzicht.
Automatisch
Het is natuurlijk handiger om een koppeling te maken naar de afzonderlijke verzuimkaarten van de werknemers. Om dit uit te voeren is kennis van Excel nodig. Wanneer u niet bekend bent met het koppelen van Excel bestanden, dan is het verstandig iemand in uw omgeving te raadplegen die meer kennis van Excel heeft.
Werkwijze:
Open het werkblad “Totaal ziekteverzuim jaartal”
Open de te koppelen verzuimkaarten per persoon. Let op de kaarten moeten al bestaan.
Verwijder de gegevens in de witte cellen, zodat onderstaande weergave ontstaat.
Ga in het veld nr staan (cel B11)
Toets op =
Ga naar de eerste verzuimkaart
Klik op het veld werknemersnummer
Geef >> Enter
De formule geeft aan dat de waarde uit een bepaalde cel moet worden opgehaald. Doordat de cellen in de verzuim zijn samengevoegd, wordt in de formule een reeks van cellen gekopieerd.
In de cel komt dan eerst de bovenstaande melding te staan.
Door vervolgens de formule te kopiëren naar de ander velden van het totaaloverzicht, hoeft alleen de celverwijzing worden aangepast.
LET OP
Besef wel dat het totaaloverzicht niet als los bestand kan worden verstuurd per e-mail. De ontvanger heeft immers geen toegang tot de onderliggende verzuimkaarten. Tenzij dit uiteraard als een PDF-bestand wordt verzonden.
De volgende formules zijn ontstaan:
Nr ='[Ziekteverzuim jaartal Jan Jansen.xls]jaartal'!$H$12
Naam ='[Ziekteverzuim jaartal Jan Jansen.xls]jaartal'!$H$13
Vestiging ='[Ziekteverzuim jaartal Jan Jansen.xls]jaartal'!$H$14
Afdeling ='[Ziekteverzuim jaartal Jan Jansen.xls]jaartal'!$H$15
Overal waar "jaartal" moet dus het huidige jaar komen.
