Voorbeeld Aktielijst in Excel

Een project (intern of extern) loopt alleen goed als alle betrokkenen weten wat er van hun verwacht wordt. Maar ook bij een wekelijks teamoverleg ontstaan akties die moeten worden uitgevoerd. Zorg dat er één aktielijst is en voeg deze aan het projectplan of verslag van de vergadering. Easy Template heeft een pasklare aktielijst in Excel.

Waar moet een actielijst aan voldoen

Uniek code per actie
Door elke regel een nummer te geven of een code is elke actie uniek. Door in bijvoorbeeld e-mailberichten deze code in het onderwerp te noemen is het dossier in één oogopslag zichtbaar.

Beschrijving
Korte beschrijving van de actie. Deze moet kort en bondig zijn, maar wel dusdanig dat voor iedereen helder is wat er bedoeld wordt.

Toelichting
Een aktie is vaak niet direct opgelost, maar er worden afspraken gemaakt of besluiten over genomen. Gebruik hiervoor een aparte kolom.

Verantwoordelijk
Geef aan welke persoon verantwoordelijk is voor de uitvoering van de actie. Dit hoeft niet altijd de persoon te zijn die de actie uitvoert.

Wie
Geef aan bij wie de actie op dat moment ligt. Deze kolom zal dus vaak wijzigen als een aktie een lange doorlooptijd heeft. Door gebruik te maken van een kolomfilter in Excel is een aktielijst per persoon uit te printen.

Status
Zonder status werkt een aktielijst natuurlijk niet. Men moet wel kunnen zien welke akties nog open staan en welke acties zijn uitgevoerd.

Optioneel
Daarnaast zijn een aantal kolommen optioneel. Denk hierbij aan: prioriteit, fase, aanmaakdatum, deadline, datum gereed, onderdeel, groep etc. ect.

Misser nr. 1 uit de praktijk

De meest gemaakte fout bij het vastleggen van verslagen van een vergadering is het toevoegen van een aktielijst in het verslag. Na een aantal vergaderingen is niet meer helder welke acties nog open staan. Deze staan immers verspreid over de verslagen. Gebruik daarom een aktielijst die altijd apart wordt meegezonden.

In het verslag komt dan een standaard tekst te staan: Aktiepunten: alle nieuwe akties en bestaande acties zijn bijgewerkt in de aktielijst "project x". Deze aktielijst wordt als bijlage aan dit verslag toegevoegd.

• Downloaden voorbeeld aktielijst in Excel (Microsoft Excel 2007)

• Afschrijvingsstaat in Excel (Microsoft Excel 2007)
• Berekening vakantiedagen
• Excel trainingen