Easy Template sjablonen balk
Home Producten Diensten maatwerk word sjablonen Contact
Easy Template
Easy Template
Facebook

 

 

Excel tip - Keuzelijst in Excel maken

Voor formules of bij het filteren van lijsten is het een must dat gegevens op een eenduidige manier worden ingevoerd. Wanneer in bijvoorbeeld een actielijst de status van een onderdeel de ene keer als “Open” wordt aangegeven en de andere keer als “Todo” is het heel lastig om een totaaloverzicht te genereren. Ook een lijst filteren met alles wat nog moet gebeuren is dan erg omslachtig.

Keuzelijst in Excel 01

De oplossing

Excel heeft een functie >> Gegevensvalidatie. Hiermee wordt vooraf vastgesteld aan welke voorwaarde de inhoud van een cel moet voldoen.

Excel kan ervoor zorgen dat gegevens die ingevoerd worden, zijn beperkt tot vooraf vastgestelde waarden.

In dit voorbeeld de status van een actiepunt met de statussen: Open, Wacht, Onderhanden, Gereed

  • Selecteer de cellen die een beperking moeten krijgen
    Keuzelijst in Excel 02

  • Selecteer tab Gegevens >> groep Hulpmiddelen voor gegevens
  • Kies >> Gegevensvalidatie >> Gegevensvalidatie
    Keuzelijst in Excel 03

  • Kies bij toestaan voor >> Lijst
  • Geef bij >> Bron de toegestane waarden in met een “;” tussen de waarden
    Keuzelijst in Excel 04

  • Druk op >> OK
  • De validatie is ingesteld. Wanneer je op de cel klikt verschijnt een knopje waar de keuze achter zitten
    Keuzelijst in Excel 05

  • Verschillende statussen of verkeerd gespelde (Gereerd i.p.v. Gereed) zijn nu niet meer mogelijk bij invoer van gegevens.
  • LET OP: deze controle heeft nog niet plaatsgevonden op reeds aanwezige cellen met gegevens.

Controleren bestaande cellen

  • Om de bestaande invoer te controleren druk je op >> tab Gegegevens >> groep Hulpmiddelen voor gegevens >> Gegevensvalidatie >> Ongeldige gegevens omcirkelen
    Keuzelijst in Excel 07

  • De cellen die niet voldoen aan de gestelde voorwaarden worden omcirkeld
    Keuzelijst in Excel 08

Tip voor de gevorderde gebruiker

De toegestane waarden kunnen ook in een lijst worden vastgelegd. Bij bron kan dan worden verwezen naar dat gedeelte van het huidige werkblad. Gaan we nog een stap verder dan leggen we de waarden vast op een apart tabblad en geven hier een bereik aan (naam). Door bij bron dan in te geven “=naambereik” worden de gegevens opgehaald vanuit dat bereik. Deze 2 werkwijzen worden behandeld in level 2 en level 3 van de cursus Excel formules en functies.

Relevante pagina's

 

 
Nieuwsbrief
Verlofoplossingen
EASY TEMPLATE
Urenregistratie
Ziekteverzuim in Excel
Microsoft Office trainingen